Privacybeleid

1. Introductie

Work TalentPool ("wij", "ons") is een internationaal Recruitment + HR-platform dat werkzoekenden koppelt aan internationale werkgevers. Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van kandidaten, werkgevers, websitebezoekers en andere betrokkenen in het kader van recruitment, remote work, outsourcing, training en workforce management.

Dit privacybeleid is van toepassing op onze website, onze dienstverlening en alle formulieren waarmee wij gegevens verzamelen. Waar de AVG/GDPR van toepassing is, nemen wij deze in acht. Dit beleid is een concept en moet nog juridisch worden gecontroleerd.

Bedrijfsgegevens

Handelsnaam

Work TalentPool

Rechtsvorm

Te vestigen rechtspersoon (Nederland, Suriname en/of Griekenland)

Vestigingsland

Nederland, Suriname en Griekenland

Vestigingsadres

Paramaribo, Suriname · Athene, Griekenland · Amsterdam, Nederland

E-mail privacyverzoeken

privacy@worktalentpool.com

Algemeen e-mailadres

hello@worktalentpool.com

Telefoonnummer

+597 8889191

Website

worktalentpool.com

Functionaris gegevensbescherming

Niet aangesteld — contact via privacy@worktalentpool.com

Toezichthouder

Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) / DPA Griekenland / relevante toezichthouder Suriname

Onze rol

Work TalentPool kan in verschillende rollen optreden, afhankelijk van de dienst of het recruitmenttraject:

• Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke — bijvoorbeeld bij werving via onze eigen website.
• Gezamenlijk met een werkgever — wanneer wij samen met een opdrachtgever kandidaten selecteren.
• Als verwerker namens een opdrachtgever — wanneer wij diensten uitvoeren op instructie van een werkgever.

De precieze rol per dienst kan verschillen. Neem contact op via privacy@worktalentpool.com om op te vragen welke organisatie verantwoordelijk is voor jouw gegevens.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Kandidaten en sollicitanten

Bij een sollicitatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken. Velden gemarkeerd met * zijn verplicht in het formulier; andere velden zijn optioneel.

• Voor- en achternaam *
• E-mailadres *
• Telefoonnummer *
• Woonplaats *
• Woonland
• Nationaliteit (alleen indien noodzakelijk)
• Voorkeurstaal
• Gewenste startdatum *
• Fulltime- of parttimebeschikbaarheid *
• Huidige functie
• Aantal jaren ervaring
• Relevante ervaring
• Talen en taalniveaus
• LinkedIn-profiel
• CV
• Motivatiebrief
• Optionele profielfoto
• Salarisverwachting
• Gegevens over apparatuur en internetverbinding
• Ervaring met sales of leadgeneratie *
• Sollicitatiestatus
• Interviewinformatie
• Trainings- en onboardinggegevens
• Berichten en correspondentie
• Bron van de sollicitatie
• Job-ID en functietitel
• UTM-parameters

Identiteitsdocumenten en financiële gegevens

Na selectie kunnen wij documenten of financiële gegevens nodig hebben voor administratie, contractering en uitbetaling. Dit gebeurt pas in een latere fase van het proces. De documenten die kunnen worden gevraagd omvatten: een geldig identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart), bankgegevens (IBAN) voor uitbetaling op een eurorekening, en een getekende arbeids- of opdrachtovereenkomst. Deze worden bewaard gedurende de looptijd van het contract plus de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar.

• Identiteitsdocumenten worden alleen verzameld wanneer daarvoor een geldige noodzaak en rechtsgrond bestaat.
• Niet-noodzakelijke informatie in identiteitsdocumenten wordt waar mogelijk afgeschermd.
• Bankgegevens worden uitsluitend gebruikt voor contractuele administratie en uitbetaling.
• Toegang tot deze gegevens is beperkt tot bevoegde medewerkers.

Werkgevers en contactpersonen

• Bedrijfsnaam
• Naam contactpersoon
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer
• Land
• Gevraagde functies
• Gewenst aantal medewerkers
• Gewenste startdatum
• Budgetrange
• Inhoud van aanvragen en correspondentie
• Contract- en factuurgegevens (indien van toepassing)

Website- en technische gegevens

• IP-adres
• Browsertype
• Apparaatgegevens
• Taalvoorkeur
• Bezochte pagina's
• Datum en tijd van bezoek
• Referrer
• Cookies
• Analyticsgegevens
• UTM-parameters
• Serverlogs
• Formulier- en foutmeldingsgegevens

Wij maken onderscheid tussen noodzakelijke cookies (die de website laten functioneren) en optionele analytics- of marketingcookies. Optionele cookies worden pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven, indien wettelijk vereist.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden. De rechtsgrond per doeleinde moet nog juridisch worden bevestigd.

4. Delen met werkgevers

Als onderdeel van onze dienstverlening kunnen wij kandidaatgegevens delen met potentiële werkgevers of opdrachtgevers. Hieronder staat hoe dit werkt:

• Welke gegevens: kandidaatprofiel, CV, contactgegevens en relevante achtergrond.
• Met welk type werkgever: internationale bedrijven die via ons talent zoeken.
• Op welk moment: pas nadat een kandidaat in aanmerking komt voor een specifieke rol en hiervoor toestemming heeft gegeven.
• Rechtsgrond: maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst, aangevuld met toestemming waar vereist.
• Kandidaten worden vooraf geïnformeerd en geven afzonderlijke toestemming voordat hun gegevens met een werkgever worden gedeeld.
• Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het doel.
• Werkgevers hebben hun eigen privacyverantwoordelijkheden bij verdere verwerking.

5. Dienstenverleners en ontvangers

Wij maken gebruik van de volgende categorieën dienstenverleners. Specifieke leveranciers en configuraties moeten nog worden ingevuld.

6. Internationale doorgifte

Omdat wij internationaal opereren, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt of opgeslagen in verschillende landen, waaronder Nederland, andere EER-landen, Suriname, de Verenigde Staten en mogelijk andere landen.

• In welke landen gegevens worden verwerkt: Nederland, Griekenland, Suriname, en de Verenigde Staten (voor cloud- en CRM-diensten).
• Of gegevens buiten de EER terechtkomen: ja, voor CRM- en cloudopslagdiensten met servers in de VS.
• Welke waarborgen worden toegepast: Standard Contractual Clauses (SCC's) en het EU-VS Data Privacy Framework, per leverancier geverifieerd.
• Wij stellen niet automatisch dat een leverancier AVG-compliant is. Dit wordt per leverancier gecontroleerd.
• Betrokkenen kunnen een kopie van relevante waarborgen aanvragen via het contactadres.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Onderstaande termijnen moeten nog intern worden vastgesteld.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

8. Jouw privacyrechten

Voor zover wettelijk van toepassing, kun je een verzoek indienen om:

• Inzage in je gegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van je gegevens
• Beperking van de verwerking
• Bezwaar tegen verwerking
• Overdraagbaarheid van je gegevens
• Intrekking van toestemming
• Klacht bij een toezichthouder

Je kunt een verzoek indienen via privacy@worktalentpool.com. Om je identiteit veilig te verifiëren, vragen we alleen de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn. Sommige rechten kennen uitzonderingen. Een verzoek wordt binnen 30 dagen behandeld, conform de AVG.

9. Automatisering en AI

• Wij gebruiken CRM-automatiseringen voor bevestigingen, tags, reminders en pipeline-statussen.
• Deze administratieve automatiseringen betekenen niet dat een kandidaat zonder menselijke tussenkomst wordt afgewezen.
• Wij gebruiken momenteel geen AI-CV-screening, assessments of volledig geautomatiseerde besluitvorming.
• Voordat AI-CV-screening, assessments of automatische matching worden ingevoerd, wordt dit beleid bijgewerkt.
• Indien later geautomatiseerde besluitvorming wordt gebruikt, geldt menselijke controle en een bezwaaroptie.

10. Kinderen

De diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wanneer wij ontdekken dat gegevens van een minderjarige zonder geldige grondslag zijn verzameld, nemen wij passende maatregelen om deze gegevens te verwijderen.

11. Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• Beperkte toegangsrechten
• Sterke authenticatie
• Versleutelde verbindingen (HTTPS)
• Veilige opslag
• Back-ups
• Logging en monitoring
• Verwerkersovereenkomsten
• Procedures voor incidenten en datalekken
• Periodieke beoordeling van toegang

Wij claimen geen specifieke certificeringen of absolute veiligheid tenzij dit aantoonbaar is.

12. Datalekken

Wij hebben een procedure om datalekken af te handelen. Deze omvat:

• Intern onderzoek van incidenten.
• Risico-inschatting voor betrokkenen.
• Waar nodig: melding aan de toezichthouder.
• Waar nodig: informeren van betrokkenen.
• Documentatie van incidenten.

13. Links en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar externe websites en diensten zoals WhatsApp, LinkedIn, videobelsoftware en sociale media. Deze derden hebben hun eigen privacybeleid. Work TalentPool is niet automatisch verantwoordelijk voor de zelfstandige gegevensverwerking door deze partijen.

14. Wijzigingen

• De datum van de laatste update staat bovenaan dit beleid.
• Belangrijke wijzigingen worden gecommuniceerd via de website of per e-mail.
• De nieuwste versie is altijd op de website beschikbaar.
• Wijzigingen werken niet met terugwerkende kracht en maken een eerdere ongeldige verwerking niet rechtmatig.

15. Contact en klachten

De bevoegde toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) voor verwerkingen gericht op betrokkenen in Nederland. Voor betrokkenen in Griekenland is de Griekse Toezichthouder (DPA) bevoegd. Voor betrokkenen in Suriname is de relevante lokale toezichthouder bevoegd. Je kunt altijd een klacht indienen bij de toezichthouder in jouw woonland.